毎朝5分間、全員でトコトン雑談！ヒトカラメディアの朝礼「アサカラ」
「もったいない時間」の朝会に疑問をもった、日比野と中川の取った行動
2013年設立のヒトカラメディアは、新しい「働き方」「働く場」を提案し、企業やメンバーを支援するオフィスづくりの会社です。どこの会社にもあるように、私たちヒトカラメディアでも朝会を行っていました。
朝会は始業時間に10分間ほど、情報共有やみんなの前で話せるようになることを目的としていました。
中川 「僕が 2016年入社してから 3カ月ほど経つと、朝なのに終始下を向いていて暗い雰囲気の朝会に違和感を覚えるようになり、日比野に相談しました」
日比野 「自分も、その当時の朝会はもったいないなと感じていたんです。せっかくみんなが集まる朝の貴重な時間なのに、活用しきれていなかった」
アサカラのプロジェクトが発足するきっかけになった中川宏哉と日比野亮二。それぞれ当時は営業とサポートとして別々の働き方をしていた2人でしたが、何かを変えたいと思ったのは、業務としてではなく、自発的な思いからでした。
その頃は社員数が20名ほど。朝会に出ながらも上司が前に立ってしている話を背中で聞いている者がいたり、別の仕事をしているメンバーがいたりして、形骸化している部分があったのです。社員数が増えていく途上で、課題が潜在的に膨らんでいました。
中川 「それで、まずは代表の高井と取締役の田久保にそのことを相談してみたところ、2人も同じことを感じていたようで、すぐに朝会をバージョンアップさせる取り組みが始まりました」
中川と日比野は、それから約3カ月間をかけてアサカラのコンセプトをまとめていくことになります。2人が高井に相談した際に受けたオーダーは、今の10分間の朝会は間延びして感じるので、短くしたいということ。
日比野 「まず、時間を 5分間にしようと決めました。そうすると、自ずとチームの人数は 3〜 4人が最適だろうと、私たちのこれまでの知見から思いました」
5分間で誰でも気軽に全員が参加できるために必然だった「雑談」
ヒトカラメディアは「働き方」を提案している企業のため、社内外でワークショップを行なうことがもともと多かったのです。そうした経験則から、5分間で全員が話すのに最適な人数を導き出せたのでした。
また、他社の朝会の事例研究を行なうなどし、より手軽に短時間ではじめられるように、準備もパソコンも不要でスタンディング形式、という設定に。
それから「ワクワクできる時間にすること」「みんなが話せる全員参加の時間にすること」。
KPIのような数値目標の設定こそしなかったものの、2人が最もこだわったのはその2点でした。強制してかしこまったやり方では自発性が生まれないし、楽しくない。そこで出てきたアイデアが「雑談」でした。
中川 「みんなが一番話しやすいのは、雑談だろうと考えました。業務に限らず、趣味や家族のことなど日常に起こったことを話すような雑談であれば、話すハードルも低いし気楽ですよね。
そうすれば、他部署の方や年次が違う方とも、男女でも、気軽に話せる。そして、その朝の雑談をきっかけに、ランチや他の時間にも話せる共通の話題をつくるきっかけになるといいなと思いました」
日比野 「朝会の反省として、話し手が一方的だったり、特定のメンバーしか話す機会がないことだったりを変えたいという狙いもありました。
雑談であれば特別な知識も必要ないだろうと。1日中誰ともしゃべらないメンバーがいることを考えると、自然とみんなが話せるちょっとした楽しみが、朝の時間にあるといいなと考えました」
朝の雑談でいい時間を共有できれば、そのあとの業務もいい気持ちで入ることができ、朝にアサカラを行なう必然性も生まれる。全員参加型の雑談によってお互いの理解が深まり、コミュニケーションを広げることができる。そう考えて、数回の打ち合わせと経営陣にプレゼンを重ね、朝会をアサカラに変えるコンセプトを作り上げていったのでした。
新生「アサカラ」は、ワクワク感だけが残るようにアップデートを重ねた
2017年2月、新生アサカラを開始。目的を「情報共有」から「社内コミュニケーションの活性化」に振り切ったことを説明し、うまくワークするかどうか不安を持ちつつも「みんなでそわそわしながら」まずははじめてみることにしました。
決まりごとは「適当に3〜4人のチームに分かれ、チームごとにみんなに話を振っていくファシリテーターを決め、5分間で雑談をする」ことだけ。
いざ開始してみると、もちろん、始めは上手くいかないこともありました。5分間では終わらずファシリテーターを決めるだけでも数分かかってしまうチームが出るなど、混乱が発生。
中川 「ファシリテーターを、やらなきゃいけない業務にしてしまっていたんです。そうした強制感や精神的に負荷がかかるものを極力減らしていくように改善していきました」
アンケートでも不評だったため、チームごとのファシリテーターを廃止。すると、いなくてもうまく回ることがわかり、「いい意味での想定外」が起きました。また一方で、似た属性の人同士で固まってしまう懸念から「昨日とは別の人と組んでね〜」と声をかけ続け、そのおかげか、さっと昨日とは違う人たちとチームに分かれるようになりました。
他にも、「アサカラボックス」からくじをひけば、司会者とお題が自動的に決まるようにしたり、司会を初めて担当する人でも分かるように進行表を作成したり、Googleフォームでネタを、アンケートで改善点をみんなから集めたりするなど、よりワクワク感だけが残るように、より強制感が下がるようにアップデートを重ねていきました。
共通のネタに沿って話せばいいだけ。ネタが触媒となって話すハードルが低くなるように設計し、それが機能しました。
日比野 「ほかにも、盛り上がっていたチームの話題を最後に司会者が共有してもらうようにするなど、全体をかき回して全員参加になる工夫を凝らしています。次第に、笑いを取りたがるメンバーが出てきて爆笑が起こるようになるなど、楽しみにするメンバーが増えていきました」
アサカラを「すごい朝会」として、社外へもどんどん拡張していく
開始から1年10カ月が経過した2018年12月現在では、朝の時間がすっかり生まれ変わり、アサカラはメンバーに浸透し、より馴染んでいきました。お互いを知ることで、人間関係の向上に寄与するとみんなが実感し、より自然に行えるようになったからです。
「朝に雑談をすることで頭がシャキッとする」「メンバーの新たな一面を知ることができる」「5分間だけで終わるので、業務に支障がでない」「雑談力が上がるし、社内も明るい雰囲気が保たれていい」「他部署の人と話せる」など、アンケートで好意的な意見が挙がったのはその表れだと思います。
しかも、このアサカラで出た雑談から、釣りや潮干狩りなどの社内イベントが発生したり、カレー部が生まれたりするなど、コミュニケーションを拡張し続けています。屋外の公園でアサカラを行なう「気持ちのいいアサカラ」も開催しました。
また、アサカラは社外へも飛び出しました。社外から問い合わせが来たり、採用イベントなどのワークショップで、夜にアサカラを行うヨルカラというイベントを行なったりするなど、さらにいい影響が拡散しはじめています。
日比野 「『すごい朝会のアサカラ』ということで社外の方にもどんどん取り入れていただき、たとえば、会社の置き忘れ傘をどうするのかという問題をどう解決するか、のように、 “ミニ課題解決 ”にアサカラを使っていただくのも面白いと思います」
中川 「僕らのフラットでアットホームな社風だからできる、と言われることもあるのですが、アサカラはどの企業でも、どの規模の会社でも取り入れることができると思います。簡単に誰でも参加できるので、ワクワクできるきっかけづくりとして、気軽にはじめていただけたら」
当社では、『「働く場」と「働き方」からいきいきとした組織と個人を増やす」』というビジョンを掲げております。少しでも多く、アサカラの取り組みが社外へと広がって取り入れていただき、いきいきとハッピーに働く方が一人でも多く増えればと願っております。